Anexo: Tratamiento de Datos por Cuenta de un Tercero
Última actualización: 29/10/2026
Modelo de anexo. Última actualización: 29 de octubre de 2026.
Este anexo se firma entre el consultor o la empresa que administra el sistema (en adelante, el encargado) y la empresa cliente (en adelante, el responsable) cuando el primero administra en esta herramienta el sistema de gestión del segundo.
1. Objeto
El responsable autoriza al encargado a tratar los datos personales de sus trabajadores y contratistas, únicamente para administrar su sistema de gestión (seguridad y salud en el trabajo, seguridad vial, calidad o ambiental, según lo contratado).
2. Quién es quién
- Responsable: la empresa cliente. Decide para qué se usan los datos.
- Encargado: el consultor o la empresa que administra el sistema. Trata los datos siguiendo las instrucciones del responsable.
- Subencargado: Amiga Software HSEQ S.A.S., NIT 902.064.575-1, que provee la plataforma. El responsable autoriza expresamente su intervención.
3. Obligaciones del encargado
- Tratar los datos solo para lo pactado y según las instrucciones del responsable.
- Guardar reserva, incluso después de terminado el contrato.
- Dar acceso solo al personal que lo necesite, con usuario propio.
- Atender y trasladar al responsable las peticiones de los titulares.
- Informar sin demora cualquier incidente de seguridad que afecte estos datos.
- Devolver o eliminar los datos al terminar, salvo obligación legal de conservarlos.
4. Obligaciones del responsable
- Haber obtenido la autorización de sus trabajadores para tratar sus datos.
- Entregar información veraz y actualizada.
- Comunicar al encargado las solicitudes de titulares que reciba.
5. Datos sensibles
Si se cargan datos de salud, el responsable declara contar con autorización expresa e informada del titular y asume que su tratamiento se limita a lo estrictamente necesario.
6. Duración
Este anexo rige mientras esté vigente el contrato de servicios y, en lo relativo a reserva, indefinidamente.
Responsable: ____________________ · NIT ____________ · Firma ____________
Encargado: ____________________ · NIT o C.C. ____________ · Firma ____________
Fecha: ____________