Política de Tratamiento de Datos Personales

Vigente desde el 29 de octubre de 2026. Vigencia: indefinida mientras se traten los datos.

1. Responsable del tratamiento

Amiga Software HSEQ S.A.S., NIT 902.064.575-1, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia. Correo: contacto@amigahseq.com · WhatsApp (57) 301 903 4299. El área que atiende las solicitudes es la Gerencia, en ese mismo correo.

2. Marco legal

Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las normas que las modifiquen.

3. Quién responde por cada dato

• Los datos de tu cuenta (nombre, correo, teléfono y empresa de quienes usan la plataforma): el responsable es Amiga Software HSEQ S.A.S.
• Los datos que cada empresa carga sobre sus trabajadores y contratistas: el responsable es la empresa, que decide para qué los usa. Amiga Software HSEQ S.A.S. actúa como encargado: solo los guarda y los procesa para prestarle el servicio, no los usa para nada propio y no los comparte con otras empresas.

4. Qué datos hay en este sistema

• De las personas del sistema de gestión: nombre, documento, cargo, área, correo y teléfono.
• De la actividad: tickets, hallazgos, tareas, planes de trabajo, capacitaciones, asistencia, firmas de participación y documentos que se cargan.
• De acceso: fecha y hora de entrada y actividad dentro del sistema.

🔴 Si en los documentos que cargas hay datos de salud —exámenes médicos ocupacionales, incapacidades, investigaciones de accidentes— ten en cuenta que son datos sensibles: exigen autorización expresa e informada del trabajador, quien no está obligado a darla, y solo deben cargarse cuando sean estrictamente necesarios.

5. Finalidades

• Crear y administrar tu cuenta, y enviarte los avisos del servicio (accesos, vencimientos, novedades y el aviso previo si tu cuenta deja de usarse).
• Administrar el sistema de gestión de cada empresa y dejar constancia de su cumplimiento.
• Atender requerimientos de autoridades, auditorías y certificaciones.
• Comunicar tareas, vencimientos y novedades a las personas involucradas.
• Conservar la trazabilidad que exige la normativa de seguridad y salud en el trabajo.
• Contarte sobre los planes y novedades de AmigaHSEQ. Puedes pedir en cualquier momento que dejemos de hacerlo.

No vendemos, alquilamos ni cedemos datos a terceros con fines comerciales.

6. Con quién se comparten

Solo con quien es indispensable para que la plataforma funcione, y solo lo indispensable:

• El proveedor de alojamiento donde funcionan los servidores (Hostinger) y el del correo con el que se envían los avisos.
• El proveedor de inteligencia artificial (Anthropic), solo si usas el asistente: lo que le escribes y la información necesaria para responderte se le envía para generar la respuesta. Según sus condiciones para empresas, no la usa para entrenar sus modelos.
• Las autoridades, cuando una norma o una orden judicial lo exija.

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia. La información viaja cifrada y solo se usa para prestar el servicio.

7. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos estén aquí puede conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; pedir prueba de su autorización; ser informada del uso dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y revocar la autorización o pedir la supresión, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos —que en materia de seguridad y salud en el trabajo es frecuente y tiene plazos propios—.

Si eres trabajador o contratista de una empresa que usa la plataforma, lo primero es dirigirte a esa empresa, que es la responsable de tus datos. Si nos escribes a nosotros, trasladamos tu solicitud a la empresa y te avisamos.

8. Cómo ejercerlos

Escribiendo a contacto@amigahseq.com. Consultas: hasta diez (10) días hábiles, prorrogables cinco (5). Reclamos: hasta quince (15) días hábiles, prorrogables ocho (8), informando siempre el motivo.

9. Cuando usas esta herramienta para prestar servicios a terceros

Si eres un consultor o una empresa que administra aquí el sistema de gestión de otra compañía, el responsable de esos datos es la compañía cliente y tú actúas como encargado. En ese caso debes:

• Contar con autorización escrita del cliente para tratar sus datos en esta herramienta.
• Usarlos solo para lo que él te encargó y no para nada propio.
• Devolverlos o eliminarlos cuando termine el contrato.

Para eso está el anexo de tratamiento de datos por cuenta de un tercero: fírmalo con cada cliente. Amiga Software HSEQ S.A.S. actúa en ese caso como subencargado.

10. Seguridad y conservación

El acceso es por usuario y contraseña, con permisos por rol, y queda registro de la actividad. La conexión va cifrada y las contraseñas se guardan de forma que ni nosotros podemos leerlas. Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa. Cuando una cuenta se cierra, por decisión de la empresa o por falta de uso, su información se elimina, salvo el registro de acciones descrito abajo, que se conserva hasta completar su plazo.

Registro de acciones. Para poder responder ante un reclamo y demostrar qué ocurrió, el sistema guarda un registro de las acciones realizadas: quién las hizo, qué cambió, cuándo y desde qué dirección IP. La finalidad es la seguridad de la información, la trazabilidad exigida por los sistemas de gestión y la atención de reclamaciones. Este registro no se puede modificar ni borrar, ni siquiera por un administrador: es lo que le da valor como prueba. Se conserva 3 años y después se elimina automáticamente. Las contraseñas y las claves de acceso a servicios externos se anotan únicamente como cambiadas: su valor nunca se guarda.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a las empresas afectadas y a la autoridad competente conforme a la ley.

11. Vigencia y cambios

Rige desde el 29 de octubre de 2026. La versión vigente es siempre la publicada en esta dirección, con su fecha. Los cambios sustanciales se informarán por correo antes de aplicarlos.